Nazorg Borstkanker & Pilates Studio
Meerdere losgekoppelde platforms die niet met elkaar communiceren.
2FA, handmatige invoer, Excel exports kosten veel tijd.
Geen WhatsApp integratie, slechte synchronisatie tussen systemen.
Te veel abonnementen op verschillende platforms.
Het patiëntendossiersysteem is essentieel voor het bijhouden van patiëntengegevens, afspraken plannen en behandelingsinformatie vastleggen. Er zijn frustraties met frequente uitlog momenten en de noodzaak voor tweestapsverificatie. Het systeem wordt ook gebruikt voor zorgverzekeringsaspecten zoals AGB-codes en declaraties.
Als het goed is, staat nu ook mijn microfoon aan. Ik ga als eerst even naar mijn patiënt dossierprogramma die ik ook echt het meest gebruik. Oh nee, sorry. Dit is natuurlijk al mega irritant, want als ik dan even met mijn patiënt bezig ben en dan ben ik weer uitgelogd, wil ik weer wat noteren, moet ik weer opnieuw met die tweestapsverificatie inloggen. Maar ja, daar zal wel niet zoveel aan te doen zijn. Nou ja, dit is dus mijn hele systeem voor mijn patiëntendingen. Dit is dus een agenda. En hier aan gekoppeld zitten dus allemaal patiëntendossiers. En hier heb je dus alle gegevens die je van een patiënt nodig hebt. Behandelverslagen die opgenomen worden. Je kunt bij elke behandeling natuurlijk iets erin schrijven. Dat moet eigenlijk ook, een beetje verslaglegging. Maar waar het denk ik om gaat, waar wij het over gehad hebben, is dat als je een nieuwe patiënt invoert, dat kan ik dan gewoon met geboortedatum, postcode, huisnummer doen. En dan doe ik controleren en dan krijg ik alle gegevens en zo. En dan vul ik dat aan met een behandeling en de codes die eraan horen voor de zorgverzekeraar. Dit is allemaal best wel geavanceerd. En goed, hier staat dan een herinneringsmail. En dan staat ook een e-nieuwsbrief. Maar waar dat naartoe gaat, weet ik eigenlijk helemaal niet. Ik weet in ieder geval dat zij wel, omdat ik hier een herinneringsmail heb aangetikt, dat zij dus een herinneringsmail krijgt. 48 uur voor haar behandeling. Dit zijn dan de codes. En dit staat ook allemaal weer gekoppeld aan de zorgverzekeraar en prijzen die bij die zorgverzekering hoort. Dat heb ik ook allemaal handmatig, maar ongeveer handmatig moeten invoeren. Nou, dan zie je hier een factureringssysteem. Hier heb je bijvoorbeeld openstaande facturen van alle zorgverzekeraars waar ik dan op aan het wachten ben. Omdat zij natuurlijk eerst gaan controleren of de declaratie wel goed is. Daarna gaan ze het goedkeuren. En dan nog 15 dagen lang later of zo betalen ze dat dan uit. Nou, hier kun je dus de praktijken en de doorverwijzers eigenlijk invoeren. En dan kun je weer een AGB zoeken. Een AGB is een code die de zorgverlener krijgt. Een specifieke, dat hangt daar heel veel aan vast. Zoals declaratievermogen of mogelijkheden. Dat is superbelangrijk om dan weer hierin te zetten. Want daar kijkt de zorgverzekering dan naar. En hier heb je nog een systeempje. Qualizorg. Dan wordt dat gecontroleerd. Nou ja, er wordt gewoon random en anoniem patiëntendossier even ervaringsonderzoek gedaan. De enquête is gestuurd. Maar ik heb dus al deze gegevens. Dus die mevrouw en het telefoonnummer. En dit en dat. En ook de geboortedatum en zo. Die staan hierin. Maar ik doe daar dus verder niks mee. Behalve omdat ik af en toe wel eens iets probeer uit de episodes of marketing en analyse te halen. En dan heb ik een hele lijst van allemaal Excel-bestanden. En die Excel-bestanden zet ik dan weer in MailChimp. Trouwens, overigens wat ik nu liet zien. Deze lijst. Dat zijn allemaal mensen die eigenlijk een borstprothese zouden mogen. En ja, ik zou ze dus een voor een moeten bellen. Of mailen. Of een appje moeten sturen. Het liefst appen. Ik hou heel erg van WhatsApp. Ik heb ook een business WhatsApp. En dat zou natuurlijk super mooi zijn. Als ze dan een herinnering krijgen van ja, het is twee jaar geleden. Dus je mag weer een nieuwe borstprothese.
Eversports wordt gebruikt voor Pilates lesbeheer: roosters, aanmeldingen, contacten en financiën. Het inlogproces is onhandig en tijdrovend. Er is een sterke behoefte om klantgegevens te consolideren en kosten te besparen door niet voor meerdere platforms apart te betalen.
Nou, dan ga ik even proberen iets sneller te zijn, maar ja, met dat stomme inloggen. Eversports is dus het programma waarmee ik de Pilates dingen allemaal bijhoud. Dus het rooster, de aanmeldingen, alle contacten daarin. En ik laat je juist even zien hoe dat inloggen allemaal gaat, zodat je snapt dat het ook daarmee te maken heeft. Dus natuurlijk gewoon van die enorme, oh hier, ik moet even wachten op de refresh. Op het onhandige inloggen de hele tijd. Oké, nou, hier heb ik dus mijn financiële toestanden, overzicht, hoeveel klanten er worden aangemaakt, activiteiten. Dat zijn dan de lessen die ik hier heb aangemaakt. Klantenbeheer. Dus hier zitten ook weer allemaal, ja, e-mailadressen aan vast. En producten, tien rittenkaarten of abonnementen. En daar kun je natuurlijk wel weer iets aan toevoegen. Dat je daar, nou ja, sowieso kun je er hier vanuit mailen, maar dat gaat dan per persoon. En je kan ook een mailchimp eraan hangen, maar dat kost bij hun 50 euro per maand. Nou ja, zoveel klanten heb ik van Pilatus ook weer niet. Dus daarom wil ik dat ook graag gewoon samenvoegen. En dat je dan een segment kan maken, dit zijn Pilatus klanten en dit zijn gewone klanten. Maar inmiddels heb ik bij gewone klanten, of dat zijn dus borstkankerpatiënten, ex-borstkankerpatiënten, er zijn er ook alweer 500. Dus ik moet misschien sowieso betalen, dat is helemaal prima. Maar ik wil niet drie of vier keer betalen voor al die verschillende losse dingen. Dus dan wil ik liever alles in één mailchimp stoppen natuurlijk. Of in, ja, whatever, maakt niet uit wat het is, maar één account. Nou ja, dus dat is dat. En daar hebben de klanten natuurlijk weer een app van. Dus dan kunnen zij makkelijk alles inzien wat bij hun hoort.
Er zijn meerdere websites die niet goed geïntegreerd zijn. Contacten via websites komen niet automatisch in een centrale lijst. Het Eversport rooster synchroniseert niet met de websites. Ook Facebook en Instagram zijn niet goed gekoppeld.
Is dat ik natuurlijk websites heb. Even kijken hoor, naast een borstkanker bijvoorbeeld. En daarop kun je natuurlijk contact maken en zo. En dat zou dus ook fijn zijn als die contacten die hier ook maar iets op doen, ook meteen in mijn contactenlijst komen, zodat die gewoon worden meegenomen in de mailtje. Maar wat ik vooral belangrijk vind, even kijken of hier iets bij staat. De oefentherapie, dat is eigenlijk dus gewoon de pilates. Tenminste, daar ga ik dan eigenlijk naartoe, dat je dus kan deelnemen aan die pilateslessen. En die gaat dan weer naar Eversport. Maar dat werkt dus niet zo als je schiet, omdat het dan weer allemaal veranderd is. En ik heb het dan weer niet goed doorgegeven aan mijn website, het mannetje. Maar ik snap het ook gewoon niet helemaal goed. Maar het zou zo fijn zijn als dan het hele rooster ook van Eversport weer daarop komt. Of iemand die hier naartoe gaat, dat die dan in mijn Eversport komt. Nou ja, anyway, je snapt wel wat ik bedoel. Het zijn nu gewoon drie losse manieren. En dat geldt natuurlijk ook voor mijn Facebook en mijn Instagram. Dus ook die website. En dan heb ik ook borstkankerherstel.nl. Volgens mij kun je daar ook... Die doet het dus niet eens. Maar daar kun je ook naar Pilatus, denk ik weer. Want ik maak natuurlijk allemaal koppelingen van het een naar het ander. Maar dat borstkankerherstel.nl gaat vooral over de lingerie verkopen en de borstprothese aanmeten en zo. Maar ook daar zou dus weer een link naar al het andere gemaakt moeten worden.
De WooCommerce webshop voor borstkankerherstel voelt overweldigend door te veel opties en pop-ups. Met slechts ~12 bestellingen per jaar is de complexiteit niet in verhouding. Voorkeur gaat uit naar een simpele "online etalage" waar klanten kunnen zien wat er is en via WhatsApp contact opnemen.
En dan heb ik natuurlijk dus voor beide sites dit. En nu zit ik even in die borstkankerherstel waar dus ook een webshop achter zit. En ja, weet je, dit kan mijn hoofd eigenlijk gewoon niet aan. Ik zou niet weten wat ik hierover moet vertellen. Behalve dan dat ik dit veel te veel opties vind. Als je inlogt dan krijg je al allemaal pop-ups met weet ik veel wat het is. Dus dan ga ik altijd weer heel gauw weg. En hier zit zo'n WooCommerce. Dus ik denk, weet je, het afgelopen jaar heb ik twaalf bestellingen gehad. Geloof ik. Oh nou oké, iets meer. Ja. Doe het niet, denk ik dan. En misschien, ik heb altijd al gezegd, ik wil eigenlijk een online, hoe noem je dat? Etalage. Zodat ze kunnen zien wat ik heb. En dat ze dan maar gewoon moeten appen van heb je die in die maat of zo. Want ja, het zal wel stom klinken, maar ik kan beter in laadjes en kastjes gaan zoeken naar de juiste maat. En daar vijf minuten mee bezig te zijn dan, ja, een soort bijna zelfmoordneigingen krijgen door deze look. Oké, ik overdrijf een beetje. Maar misschien zeg jij wel, van joh, dit kan ook veel simpeler. Denk het niet, want het zit gewoon veel in natuurlijk. Maar dat je dan ook weer hier moet gaan zitten kijken of iemand iets heeft gekocht en of het betaald is. En dat je hier ook, als je iets moet terugstorten, weer ook, nou ja, gewoon weer een nieuw systeem. Dat vind ik gewoon vooral erg lastig.
Een overzicht van alle gebruikte systemen: iCloud hosting, Office 365, Mailchimp, Eversport, Vectus (AGB-codes), Vecoso (certificaten), iZettle (pinautomaat), Zorgmail, en meer. Het kernprobleem: "Ik heb het één voor het ander nodig, maar ze staan niet met elkaar in verbinding."
Dan heb ik dus ook nog een drive. Wat ik wel heel fijn vind werken. Want dit is gewoon overzichtelijk. En dat makkelijke delen en samen in één document werken echt super goed. Zowel privé gebruik ik dat als voor mijn werk. Dat ik dat zelf niet opruim is mijn eigen schuld. Maar ik vind dit dus heel chill. Maar kijk, hier kun je eigenlijk zien wat ik zo een beetje de hele tijd moet doen. O ja, Molly. Ik zocht dat Molly, ja. Dat heb ik ook nog. Zo'n dashboard waarbij je dan die betalingen ziet en zo. Nou, dat wil ik gewoon niet. En dan heb je hier die websites. Nou, dat is niet boeiend B-sport. Maar dat is het Eversport, weet je wel. Maar ik heb gewoon zo... Oh, een iCloud 86 waar ik mijn websites laat hosten. En de e-mailadressen daar weer aangekoppeld. Maar ik heb natuurlijk ook een Office 365. Nog een keer Eversport, hoezo? Weet ik wel niet. En dan een Mailchimp en dan ook voor nazo- of borstkanker. En de een is voor Eversport aangemaakt. Fysiotech behandeling, verbandmiddelen waar je dan moet inloggen. Vectus waar mijn AGB-code voor staat. Vecoso waar een persoonlijk certificaat en een systeemcertificaat aan gekoppeld zit. Voor dat declaratieprogramma. Het is gewoon niet normaal veel. QualiView is niet belangrijk. Dat is gewoon dat kwaliteitsbewijkend bewaakend onderzoek. Dit is al helemaal niks. Dus iZettle. Oh ja, mijn pinautomaat heb ik zorgmail. Daar doe ik vrij weinig mee. Maar dat is gewoon dat mensen vanuit het ziekenhuis of vanuit de huisartsen kunnen mailen. Zonder, nou ja, veilig zogenaamd. Maar dit zijn wel dus allemaal dingen die ik de hele dag, elke dag, week gebruik. Behalve dit dan. Dit is eigenlijk altijd alleen aan het eind van het jaar. Dan druppelen één voor één de nieuwe contracten binnen van alle zorgverzekeraars. Voor zowel de huidtherapie als voor de medische hulpmiddelen. En dan moet je je dus steeds inloggen. Maar dit kan ik bijvoorbeeld niet op mijn Apple doen. Want hun systeem werkt daar niet goed op. Dus dan heb ik een ander iPadje die mijn administratief medewerker heeft. Dus dan moet ik haar dan weer bellen. En dan gaat zij mij vertellen wat ze ziet. En dan moet ik met haar die contracten tekenen of akkoord geven. Of weet ik veel wat. Maar ook zoiets stoms wat dan meer een hele aparte omgeving is. Maar ik denk dit is zo beveiligd. En zo zorg. En zorg is zo zorgelijk eigenlijk allemaal. Niet goed gewoon. Dat ik me niet kan voorstellen. Maar dat zou misschien wel een leuke uitdaging zijn. Dat jij hier iets aan kan vermakkelijken. Maar dit zijn dus echt dingen die ik nodig heb. En die met elkaar dan in verbinding staan. Of tenminste. Nee, ik heb het een voor het ander nodig. Maar ze staan dus niet met elkaar in verbinding. Dat is dus eigenlijk mijn probleem. Of tenminste een wens. Want kan dat ook gewoon wel communiceren.
Lucette wil een koppeling tussen haar voicemail (023-nummer) en WhatsApp. Wanneer cliënten bellen krijgen ze een voicemail die vraagt om een WhatsApp-bericht te sturen. Toch spreken veel mensen iets in, deels omdat ze niet geloven dat WhatsApp op een vast nummer werkt. Ze wil een notificatie in WhatsApp ontvangen wanneer iemand een voicemail achterlaat.
Oh ja, en wat ook nog heel erg fijn zou zijn, is dat als mensen naar het 023-nummer bellen van mijn praktijk, dan krijgen ze dus een voicemail van mij dat ik bijna niet in staat ben om mijn telefoon op te nemen, omdat ik met mijn cliënten bezig ben. Dus dat fijn zou zijn als ze een appje sturen. En als dat niet lukt, dan kun je nog wat inspreken, maar ja, liever niet natuurlijk. Maar die mensen gaan dan wat inspreken, toch. Zo van bijvoorbeeld, ik heb een nieuwe BH nodig. Dus dat is een prima zin die je hier ook in je app kan zetten, maar dat doen ze dan dus niet. En ook omdat ze heel vaak toch denken, ook al zeg ik dat ik een business WhatsApp heb op het 023-nummer, dan gaan ze toch denken, oh dat kan niet, WhatsApp op het 023-nummer, dus dan zal wel een foutje van mij zijn. Dus ik vroeg me af, is het ook mogelijk om bijvoorbeeld mensen die dan toch iets op mijn voicemail gaan inspreken, dat dat naar mijn WhatsApp gaat. Dus dat ik dan dat telefoonnummer, en ja, het liefst natuurlijk ook een naam, maar in ieder geval het telefoonnummer, dat ik dat in mijn WhatsApp krijg van deze mevrouw heeft iets ingesproken op uw voicemail. En dat ik dan naar mijn WhatsApp kan van ik zie dat u heeft ingesproken op mijn voicemail, zou u ook uw vraag via deze WhatsApp kunnen stellen. Dat ik dat kan doen, is dat ook mogelijk. Dus eigenlijk gewoon een verbinding maken met de voicemail. En ik weet dat je bij Apple, of bij sommigen, zoals Audito, heb je dat je dan een, dat je, hoe noem je dat, het ingesproken bericht kun je gewoon zo beluisteren, weet je wel, dat staat dan zo onder elkaar, maar zou het dan ook naar je WhatsApp gestuurd kunnen worden. Dat zou fijn zijn. Dank je wel.
"Ik heb het één voor het ander nodig, maar ze staan niet met elkaar in verbinding. Dat is eigenlijk mijn probleem."
14+ Losse Systemen
Alles op één plek, onderling verbonden
"Een landelijk franchise model voor nazorg borstkanker, waarbij andere praktijken kunnen aansluiten bij een bewezen, geïntegreerd systeem dat schaalbaar is en alle processen automatiseert."